Распоряжение администрации Хостинского внутригородского района г. Сочи от 20.02.2015 N 95-р "О назначении ответственных лиц за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в структурных подразделениях администрации Хостинского района города Сочи"
АДМИНИСТРАЦИЯ ХОСТИНСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО РАЙОНА Г. СОЧИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 февраля 2015 г. № 95-р
О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ВЕДЕНИЕ АРХИВА И ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОНТРОЛЯ
В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ
ХОСТИНСКОГО РАЙОНА ГОРОДА СОЧИ
В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Сочи, утвержденной распоряжением администрации города Сочи от 7 августа 2013 года № 376-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Сочи", а также в целях совершенствования работы по делопроизводству, обеспечения сохранности документов и повышения исполнительской дисциплины:
1. Назначить ответственных за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в структурных подразделениях администрации Хостинского внутригородского района города Сочи (приложение № 1 - не приводится).
2. Утвердить образец должностной инструкции ответственного за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в структурных подразделениях администрации Хостинского района города Сочи (приложение № 2).
3. Руководителям структурных подразделений администрации Хостинского внутригородского района города Сочи:
3.1. Разработать на основе образца индивидуальную должностную инструкцию работника, ответственного за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля, копию которой представить в общий отдел.
3.2. Организовать изучение и безусловное соблюдение работниками муниципальных правовых актов, регламентирующих работу администрации Хостинского внутригородского района города Сочи.
4. Ответственным за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в структурных подразделениях администрации Хостинского внутригородского района города Сочи ежедневно не менее 2 раз получать под роспись документы для структурного подразделения в общем отделе и отделе по работе с обращениями граждан администрации Хостинского внутригородского района города Сочи.
5. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения, перемещения работник, ответственный за обеспечение контроля за выполнением служебных документов в структурных подразделениях администрации Хостинского внутригородского района города Сочи, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и общим отделом администрации Хостинского внутригородского района города Сочи все контролируемые документы.
6. Признать утратившим силу распоряжение от 25 августа 2014 года № 284-р "О назначении ответственных лиц за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в структурных подразделениях администрации Хостинского района города Сочи".
7. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации Хостинского внутригородского района города Сочи Л.В. Вагину.
8. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
Хостинского внутригородского
города Сочи
Т.Н.ЭЙНАТОВ
Приложение № 2
к распоряжению
главы администрации
Хостинского внутригородского
района города Сочи
от 20.02.2015 № 95-р
ОБРАЗЕЦ
ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ВЕДЕНИЕ АРХИВА И ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОНТРОЛЯ
В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ
ХОСТИНСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО РАЙОНА ГОРОДА СОЧИ
1. Общие положения
1.1. Ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля осуществляет ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации Хостинского внутригородского района города Сочи.
1.2. Ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения.
1.3. Ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля назначается распоряжением главы администрации Хостинского внутригородского района города Сочи.
1.4. Ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в своей деятельности руководствуется:
- положением о структурном подразделении;
- регламентом работы администрации Хостинского внутригородского района города Сочи;
- Инструкцией по делопроизводству в администрации города Сочи, утвержденной распоряжением администрации города Сочи от 07.08.2013 № 376-р, другими нормативными документами, регламентирующими порядок делопроизводства и контроля;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля должен знать структуру администрации города Сочи, правила эксплуатации персонального компьютера.
2. Права
2.1. Ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля имеет право:
- требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;
- не принимать документы на подпись (визу) руководителя, оформленные не в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
3. Обязанности
3.1. Основными задачами ответственного за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля являются ведение делопроизводства, обеспечение сохранности документов и осуществление контроля за исполнением документов.
3.2. Для выполнения указанных задач ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля обязан:
- принимать документы для структурного подразделения в общем отделе и отделе по работе с обращениями граждан администрации Хостинского внутригородского района города Сочи не менее 2 раз в день;
- передавать корреспонденцию на доклад руководителю структурного подразделения в течение дня;
- направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;
- осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов;
- докладывать руководителю структурного подразделения о состоянии исполнительской дисциплины в структурном подразделении и о фактах срыва сроков исполнения документов;
- вносить необходимые отметки на карточках и в электронную базу данных;
- составлять справки о ходе исполнения документов, представлять руководителю предложения о привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении сроков исполнения документов, и предложения по улучшению организации делопроизводства и контроля;
- принимать документы на подпись (визу) руководителю структурного подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов, полноту и качество представленной информации;
- передавать корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в общий отдел и отдел по работе с обращениями граждан администрации Хостинского внутригородского района города Сочи;
- представлять в общий отдел и отдел по работе с обращениями граждан необходимую информацию по контролируемым документам;
- подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
- передать дела постоянного и временного сроков хранения в общий отдел;
- ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел подразделения на следующий делопроизводственный год;
- обеспечивать хранение бланков документов;
- давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.
4. Ответственность
4.1. Ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля несет ответственность за выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
4.2. В случае невыполнения обязанностей, нарушения исполнительской дисциплины к ответственному за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля применимы меры дисциплинарного взыскания, предусмотренного действующим законодательством.
Заместитель главы администрации
Хостинского внутригородского
района города Сочи
Л.В.ВАГИНА
------------------------------------------------------------------