Распоряжение администрации Хостинского внутригородского района г. Сочи от 20.02.2015 N 97-р "Об утверждении Положения об архивном фонде администрации Хостинского внутригородского района города Сочи"
АДМИНИСТРАЦИЯ ХОСТИНСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО РАЙОНА Г. СОЧИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 февраля 2015 г. № 97-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ФОНДЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ХОСТИНСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО РАЙОНА ГОРОДА СОЧИ
Во исполнение Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Закона Краснодарского края от 6 декабря 2005 года № 958-КЗ "Об архивном деле в Краснодарском крае" и в целях обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности администрации Хостинского внутригородского района города Сочи:
1. Утвердить Положение об архивном фонде администрации Хостинского внутригородского района города Сочи (приложение № 1).
2. Утвердить паспорт архивного фонда - организации, хранящей управленческую документацию (приложение № 2).
3. Признать утратившими силу распоряжения главы администрации Хостинского района города Сочи от 28 апреля 2006 года № 38-р "Об утверждении Положения об архиве и Положения об экспертной комиссии администрации Хостинского района", от 10 марта 2010 года № 91-р "О внесении изменений в распоряжение главы администрации Хостинского района города Сочи от 28 апреля 2006 года № 38-р "Об утверждении Положения об архиве и Положения об экспертной комиссии администрации Хостинского района".
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации Хостинского внутригородского района города Сочи Л.В. Вагину.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
Хостинского
внутригородского района
города Сочи
Т.Н.ЭЙНАТОВ
Приложение № 1
к распоряжению
главы администрации
Хостинского внутригородского
района города Сочи
от 20.02.2015 № 97-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ФОНДЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ХОСТИНСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО РАЙОНА ГОРОДА СОЧИ
1. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации Хостинского внутригородского района города Сочи (далее - администрация района) и имеющие научное, экономическое, социальное и историческое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются государственной собственностью и подлежат хранению в архивном отделе администрации города Сочи.
До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в архивном фонде администрации района в пределах, установленных законодательством об Архивном фонде Российской Федерации.
1.2. Архивный фонд администрации района обеспечивает сохранность, отбор, учет, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в результате деятельности администрации района.
В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой Российской Федерации, специалист, ответственный за ведение архивного фонда администрации района, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации администрация района несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. Документы, образующиеся в деятельности администрации района, составляют архивный фонд администрации района. Организация работы по ведению архивного фонда администрации района возлагается на специалиста, ответственного за ведение архивного фонда.
1.4. Специалист, ответственный за ведение архивного фонда, в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 года № 958-КЗ "Об архивном деле в Краснодарском крае", основными правилами работы архивов организаций (ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами вышестоящих организаций, Положением об администрации Хостинского внутригородского района города Сочи, настоящим Положением.
1.5. Контроль за формированием архивного фонда администрации района осуществляет заместитель главы администрации, курирующий данное направление работы.
1.6. Организационно-методическое руководство формированием архивного фонда администрации района осуществляет архивный отдел администрации города Сочи.
2. Состав документов
В архивный фонд администрации района принимаются на хранение:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений администрации района и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение (на бумажных носителях).
2.2. Документы временного срока хранения, в том числе и свыше 10 лет, необходимые в практической деятельности администрации района (на бумажных носителях).
2.3. Документы по личному составу, служебные и ведомственные издания.
2.4. Научно-справочный аппарат к документам архивного фонда.
3. Основные задачи и функции
3.1. Основными задачами архивного фонда администрации района являются:
3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание и совершенствование научно-справочного аппарата, организация использования документов, хранящихся в архивном фонде.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов администрации района на государственное хранение.
3.1.4. Осуществление систематического контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации района.
3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архивный фонд администрации района осуществляет следующие функции:
3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом администрации города Сочи график представления описей на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации города Сочи, передачи документов на государственное хранение.
3.2.2. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы администрации района, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой Российской Федерации, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.
3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия дел в архивном фонде.
3.2.4. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации района.
3.2.5. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архивном фонде администрации района делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом архивного отдела администрации города Сочи.
3.2.6. Организует использование документов:
- информирует руководство и работников администрации района о составе и содержании документов архивного фонда;
- выдает в установленном порядке дела, документы и копии документов в целях служебного и научного пользования;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера и в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архивном фонде.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном фонде, представляет на рассмотрение экспертной комиссии администрации района описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе экспертной комиссии администрации района.
3.2.8. Ежегодно представляет сведения о составе и объеме документов по установленной форме в архивный отдел администрации города Сочи (приложение № 2).
3.2.9. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел администрации города Сочи документы архивного фонда Российской Федерации.
3.2.10. Оказывает методическую помощь работникам администрации района по вопросам составления номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архивный фонд администрации района.
4. Права
Для выполнения возложенных задач и функций специалист, ответственный за ведение архивного фонда, имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в администрации района.
4.2. Запрашивать от специалистов, ответственных за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля администрации района, сведения, необходимые для формирования архивного фонда.
4.3. Вносить предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности администрации района.
5. Ответственность
5.1. Специалист, ответственный за формирование архивного фонда, несет ответственность за выполнение возложенных задач и функций.
5.2. Обязанности и ответственность специалиста, ответственного за формирование архивного фонда, определяются должностной инструкцией, утвержденной в установленном порядке или распоряжением главы администрации района.
Заместитель главы администрации
Хостинского внутригородского
района города Сочи
Л.В.ВАГИНА
Приложение № 2
к распоряжению
главы администрации
Хостинского внутригородского
района города Сочи
от 20.02.2015 № 97-р
ПАСПОРТ
архива организации, хранящей управленческую документацию
Кому представляется _______________________________________________________
(наименование и адрес получателя)
___________________________________________________________________________
Кем представляется ________________________________________________________
(наименование и адрес отчитывающейся организации)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архивного фонда организации, хранящей управленческую документацию,
на 1 декабря 20___ года
1. Общие сведения
Код строки
Количество фондов
Площадь архивохранилища (кв. м)
Загруженность архивохранилища (%)
А
1
2
3
101
2. Сведения о документах
Показатели
Код строки
Количество единиц хранения
Всего
Крайние даты
Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения
Хранится сверх установленного срока
Образуется в год дел
Всего
Крайние даты
Начальная
Конечная
Начальная
Конечная
А
Б
1
2
3
4
5
6
7
8
Постоянного хранения
201
По личному составу
202
3. Кадры
Условия хранения документов (нужное
Код Количество подчеркнуть):
строки штатных работников - Хранилище: есть, нет; сухое, сырое;
светлое, темное.
301 - Отопление: центральное, печное,
отсутствует.
- Стеллажи: металлические, деревянные,
"___" __________ 20__ г. комбинированные; нет.
Руководитель организации, - Шкафы: металлические, деревянные;
предприятия ___________________ отсутствуют.
(подпись) - Сигнализация: пожарная: есть, нет;
охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
- Температурно-влажностный режим:
соблюдается, не соблюдается
------------------------------------------------------------------