Распоряжение администрации Раздольского сельского округа г. Сочи от 12.01.2015 N 1-р "О создании постоянно действующей экспертной комиссии , утверждении Положения об экспертной комиссии, Положения об архиве и назначении ответственного за ведение делопроизводства, архив, номенклатуру дел на 2015 год"
АДМИНИСТРАЦИЯ РАЗДОЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ОКРУГА Г. СОЧИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12 января 2015 г. № 1-р
О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК),
УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ,
ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ И НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, АРХИВ, НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ НА 2015 ГОД
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы архивов организаций, а также для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов, образующихся в процессе деятельности администрации Раздольского сельского округа города-курорта Сочи:
1. Создать в администрации Раздольского сельского округа города-курорта Сочи постоянно действующую экспертную комиссию (ЭК) в составе:
Председатель комиссии
-
Добромыслов Сергей Владимирович, глава администрации Раздольского сельского округа
Члены комиссии
-
Исакова Алла Владимировна, главный специалист администрации Раздольского сельского округа,
Воротникова Галина Юрьевна, ведущий специалист администрации Раздольского сельского округа,
Беликова Ольга Ивановна, ведущий специалист администрации Раздольского сельского округа
Секретарь комиссии
-
Пришедько Наталья Николаевна, заместитель главы администрации Раздольского сельского округа
2. Распоряжение администрации Раздольского сельского округа города-курорта Сочи от 09.01.2014 № 1-р "О создании постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК), утверждении Положения об экспертной комиссии, Положения об архиве и назначении ответственного за архив, номенклатуру дел на 2014 год" считать утратившим силу.
3. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) администрации Раздольского сельского округа города-курорта Сочи (приложение № 1).
4. Утвердить Положение об архиве администрации Раздольского сельского округа города-курорта Сочи (приложение № 2).
5. Назначить ответственным лицом за ведение делопроизводства, архив и номенклатуру дел на 2015 год Пришедько Наталью Николаевну, заместителя главы администрации Раздольского сельского округа города-курорта Сочи.
6. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации Раздольского сельского округа города-курорта Сочи Пришедько Н.Н.
7. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
Раздольского сельского округа
С.В.ДОБРОМЫСЛОВ
Приложение № 1
к распоряжению
главы администрации
Раздольского сельского округа
от 12.01.2015 № 1-р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК)
АДМИНИСТРАЦИИ РАЗДОЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ОКРУГА
ГОРОДА-КУРОРТА СОЧИ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов, образующихся в процессе деятельности администрации Раздольского сельского округа.
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при главе администрации Раздольского сельского округа.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами (распоряжениями) главы муниципального образования, правилами и другими нормативно-распорядительными документами Росархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется главой администрации Раздольского сельского округа; секретарем комиссии является лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архив.
Персональный состав ЭК назначается приказом (распоряжением) главы администрации Раздольского сельского округа.
1.5. Настоящее Положение утверждается и вводится в действие распоряжением главы администрации Раздольского сельского округа.
2. Основные задачи ЭК
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов администрации для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов администрации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь сотрудникам администрации по инициативному документированию (записи воспоминаний ветеранов муниципальной службы, видеофотосъемка) с целью создания истории органов местного самоуправления.
3.4. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
- на ЭПК управления по делам архивов Краснодарского края, а затем на утверждение главы администрации Раздольского сельского округа города-курорта Сочи описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
- на рассмотрение ЭПК управления по делам архивов Краснодарского края предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.5. Проводит для сотрудников администрации консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от сотрудников администрации:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях сотрудников администрации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности архивных документов, о причинах их утраты.
4.4. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.5. Информировать главу администрации Раздольского сельского округа по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному председателем комиссии.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем за 10 дней.
5.3. Принятые на заседании ЭК решения принимаются простым большинством голосов ее членов.
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Заместитель главы администрации
Раздольского сельского округа
Н.Н.ПРИШЕДЬКО
Приложение № 2
к распоряжению
главы администрации
Раздольского сельского округа
города-курорта Сочи
от 12.01.2015 № 1-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЗДОЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ОКРУГА
ГОРОДА-КУРОРТА СОЧИ
1. Общие положения
1.1. Документальные материалы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, имеющие научное, политическое и практическое значение, входят в состав Государственного архивного фонда РФ.
1.2. В целях обеспечения хранения, а также научного и практического использования документальных материалов до сдачи их в государственные архивы в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом Краснодарского края "Об архивном деле в Краснодарском крае".
1.3. В своей работе архив руководствуется приказами и указаниями ведомства и своего учреждения, правилами и инструкциями Государственной архивной службы, соответствующих местных архивных учреждений и настоящим Положением.
1.4. Заведующий архивом (ответственный за архив) и другие штатные работники архива назначаются руководителем учреждения.
1.5. Архив работает в соответствии с планами, утвержденными руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.6. Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, утвержденными руководителями учреждения.
2. Состав документальных материалов архива
2.1. В состав архива входят:
2.1.1. Законченные делопроизводством документальные материалы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений учреждения, а также непосредственно подчиненных ему организаций и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно.
2.1.2. Документальные материалы ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему данного учреждения, а также их предшественников.
2.1.3. Печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие документальные материалы архива, а также материалы, необходимые для научно-исследовательской, информационной и другой работы архива.
2.1.4. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документальных материалов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и т.д.).
3. Функции архива
3.1. Архив осуществляет следующие функции:
3.1.1. Принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документальные материалы, обработанные в соответствии с правилами работы.
3.1.2. Совместно с канцелярией контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях учреждения, принимает участие в составлении номенклатур дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
3.1.3. Организует экспертизу научной и практической ценности документальных материалов, находящихся в архиве.
3.1.4. Создает и пополняет научно-справочный аппарат документальными материалами, подлежащими передаче на государственное хранение (описи, исторические справки, каталоги, обзоры и т.д.).
3.1.5. Осуществляет учет документальных материалов, хранящихся в подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях.
3.1.6. Передает документальные материалы в государственные архивы в установленные сроки.
3.1.7. Организует использование документальных материалов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документальным материалам как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам.
3.1.8. Архив ведет следующие методические работы:
а) изучает и обобщает опыт работы архивов учреждений, организаций и предприятий системы;
б) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и работе архивов, классификаторов, номенклатур дел, перечней материалов с указанием сроков их хранения и т.д. для учреждений системы.
3.1.9. Архив 2 раза в 5 лет высылает в соответствующее архивное учреждение паспорт архива согласно установленной форме, карточки фондов и сведения о составе и объеме фондов.
4. Права архива
4.1. Для выполнения указанных выше функций архиву предоставляется право:
4.1.1. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в данном учреждении.
Заместитель главы администрации
Раздольского сельского округа
Н.Н.ПРИШЕДЬКО
------------------------------------------------------------------